La Gestión del Tiempo

La Gestión del Tiempo

3 julio, 2016 / Estrés

¿Te has parado alguna vez a pensar cómo cambiaría tu vida si aprendieras a gestionar tu tiempo de forma eficiente?

Lo cierto es que cuando lo consigues hay un antes y un después. Aumenta tu productividad, generas orden en tu agenda y en tu vida personal; y, aunque parezca difícil, empiezas a tener más tiempo libre para hacer las cosas realmente esenciales para ti.

El problema es que muchas veces gestionamos mal nuestro tiempo y ni siquiera somos conscientes de ello. Ocupamos las horas en mil cosas sin orden ni eficiencia y creemos que somos productivos porque estamos todo el día ocupados pero la realidad es que pasamos de una tarea a otra sin terminar ninguna, siempre tenemos la sensación de que el día se nos queda corto y de que tenemos mil cosas pendientes, y caemos en la procrastinación de manera habitual postergando tareas para las que nunca encontramos el momento. Estar ocupado no es lo importante. Lo importante es ¿qué ocupa nuestro tiempo?

¿Qué herramientas tenemos a nuestro alcance para aprender a gestionar nuestro tiempo?

En primer lugar es fundamental, tanto en este aspecto de la vida como en otros, la impecabilidad de nuestras palabras. Es necesario que eliminemos de nuestro vocabulario, frases como: “no tengo tiempo”, “ando a mil”, “no me llegan las horas”, “siempre ando estresado”… porque si centramos nuestra energía en esto, esto es lo que recibiremos.

En segundo lugar, es igual de importante, dedicar un tiempo a organizar tu semana. Con agenda en mano, organiza cada día, y no olvides llevarla contigo y anotar cualquier tema o idea que surja. Si colocamos por escrito cada tarea en su espacio de tiempo ya no estamos pendientes de ellas, lo que nos permite reducir el estrés y darnos cuenta de que, en realidad, tenemos muchas menos cosas por hacer de las que creemos cuando estamos a todas horas recordándolas. Cuando organices la agenda, procura ser realista con los tiempos y darte margen suficiente para hacer las tareas, porque los imprevistos surgen cuando menos te lo esperas o cuando peor te viene. Analiza tus tareas y sé consecuente también con el hecho de que, tal vez, algunas de ellas necesiten ser divididas en tareas más pequeñas. Fundamental anotar en tu agenda tus actividades de ocio, para que veas que no todo son trabajo y obligaciones. Disfrutar de tiempo libre y de actividades, o de tus pequeños placeres es fundamental para tener calidad de vida.

En tercer lugar, es necesario saber priorizar y centrarse en lo que se está haciendo. Tener claro qué es lo que realmente prima y decidir el orden de las tareas. Para ello, es importante saber distinguir entre lo esencial, lo importante y lo secundario. Muchas veces no lo hacemos y dejamos lo esencial a un lado.

Para ilustrar este último punto, utilizaremos el “Relato de las Pelotas de Golf”:

Un profesor, delante de sus alumnos de la clase de Filosofía, sin decir ni una palabra, cogió un bote grande de vidrio y procedió a llenarlo con pelotas de golf. Después preguntó a los estudiantes si el bote estaba lleno. Los estudiantes estuvieron de acuerdo en decir que sí.

El profesor cogió una caja llena de perdigones y los vació dentro del bote. Estos llenaron los espacios vacíos que quedaban entre las pelotas de golf. El profesor volvió a preguntar de nuevo a los estudiantes si el bote estaba lleno, y ellos volvieron a contestar que sí.

Después el profesor cogió una caja con arena y la vació dentro del bote. Por supuesto que la arena llenó todos los espacios vacíos y el profesor volvió a preguntar de nuevo si el bote estaba lleno. En esta ocasión los estudiantes sonrieron y le respondieron con un sí unánime.

El profesor, rápidamente añadió dos tazas de café al contenido del bote y efectivamente, llenó todos los espacios vacíos entre la arena. Los estudiantes reían.

Cuando la risa se fue apagando, el profesor les dijo:

“Quiero que os fijéis que este bote representa la vida. Las pelotas de golf son las cosas esenciales como la familia, los hijos, la salud, los amigos, el amor, cosas que te apasionan. Son cosas que, aunque perdiéramos el resto y solo nos quedasen éstas, nuestras vidas aún estarían llenas”.

“Los perdigones son las cosas importantes, como el trabajo, la casa, el coche… La arena es el resto, las cosas secundarias”.

“Si primero pusiéramos la arena en el bote, no habría espacio para los perdigones, ni para las pelotas de golf. Lo mismo sucede con la vida. Si utilizáramos todo nuestro tiempo y energía en las cosas pequeñas o secundarias, no tendríamos nunca lugar para las cosas realmente esenciales e importantes.”

“Presta atención a las cosas que son cruciales para tu felicidad. Juega con tus hijos, ve con tu pareja a cenar, practica tu deporte o tu afición favorita. Siempre habrá tiempo para limpiar la casa, para reparar la llave del agua. Ocúpate primero de las pelotas de golf, de las cosas que realmente te importan. Establece tus prioridades, el resto solo es arena”.

Uno de los estudiantes levantó la mano y le preguntó que representaba el café. El profesor sonrío y le dijo: “¡Me encanta que me hagas esa pregunta! El café es para demostrar que aunque tu vida te parezca llena, siempre hay un lugar para dos tazas de café con un amigo.”

Una vez que tengas claras tus prioridades, ponte manos a la obra y centra toda tu atención y toda tu energía en ello. El mundo entero puede prescindir un rato de ti ¿o eres tú quién no puede prescindir del resto del mundo? Haz lo que tengas que hacer tarea por tarea sin dedicar tiempo a otras cosas entre medias, y deshazte de los “ladrones de tiempo” para ser más eficiente en el desempeño de tus funciones.

¿Qué entendemos por ladrones de tiempo? Teléfono, internet, redes sociales, Whatsapp, procrastinar, interrupciones, no planificar, no priorizar, no delegar, no centrarse, no saber decir que no, etc…

En cuarto lugar, ¡cuidado con procrastinar! Tendemos a posponer aquellas tareas que nos resultan desagradables o que requieren más esfuerzo cuando, precisamente, son éstas las primeras que tendríamos que hacer al empezar el día. Superar la procrastinación nos da sensación de trabajo bien hecho, y fuerza y motivación para continuar.

En quinto lugar, ¡importantísimo saber decir que NO!  Muchas veces asumimos tareas que no nos corresponden o nos incomodan por ese programa mental que tenemos que nos dificulta decir NO. Nuestra forma de hablar es la que genera acercamiento o enfrentamiento con las personas de nuestro entorno, y no el hecho de que hagamos o dejemos de hacer lo que nos piden.

En sexto lugar, aprender a delegar tareas, otra de nuestras asignaturas pendientes, en la gente de nuestro entorno tanto laboral como familiar.

Y por último, es importante evitar el perfeccionismo. Es un gran ladrón de tiempo, de energía y de tranquilidad. Y, a mayores, un sinsentido porque ¿Quién define qué es perfecto? ¿Cuánto tiempo vas a dedicar para alcanzar la perfección? y ¿Cómo sabrás que la has alcanzado? Es difícil llegar a la perfección porque la perfección es difícil de definir.

Ten en cuenta, también, que lo que diferencia a una persona que gestiona bien su tiempo de una que no lo hace, no es la cantidad de tiempo que tiene. El tiempo es igual para todos, 24 horas cada día. Lo que lo diferencia es su forma de gestionarlo y si se para a afilar su hacha…

Cuento de “El Leñador tenaz“, incluido en el libro “Cuentos para pensar” de Jorge Bucay:

Había una vez un leñador que se presentó a trabajar en una maderera. El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores aún, así que el leñador se propuso hacer un buen papel. El primer día se presentó al capataz, que le dio un hacha y le asignó una zona del bosque. El hombre, entusiasmado, salió al bosque a talar. En un solo día cortó dieciocho árboles.
“Te felicito -le dijo el capataz-. Sigue así”.
Animado por las palabras del capataz, el leñador se decidió a mejorar su propio trabajo al día siguiente. Así que esa noche se acostó bien temprano. A la mañana siguiente, se levantó antes que nadie y se fue al bosque. A pesar de todo su empeño, no consiguió cortar más de quince árboles.
“Debo estar cansado”, pensó. Y decidió acostarse con la puesta de sol.
Al amanecer, se levantó decidido a batir su marca de dieciocho árboles. Sin embargo, ese día no llegó ni a la mitad. Al día siguiente fueron siete, luego cinco, y el último día estuvo toda la tarde tratando de talar su segundo árbol.
Inquieto por lo que diría el capataz, el leñador fue a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se estaba esforzando hasta los límites del desfallecimiento.
El capataz le preguntó: “¿Cuándo afilaste tu hacha por última vez?”.
“¿Afilar? No he tenido tiempo para afilar. He estado demasiado ocupado talando árboles”.

Es más difícil alcanzar el dominio de nuestro tiempo si no nos paramos a ver qué pasos hay que dar para mejorar la gestión del mismo. No basta con estar todo el día ocupados, hay que parar y pensar cómo hacer el trabajo de una forma más eficiente. Hay que parar y afilar nuestra hacha. Estamos siempre deseando tener más tiempo libre y menos prisas pero no nos preguntamos: “¿Qué puedo hacer diferente?” Marcar prioridades, fijar objetivos, y seguir los pasos anteriormente descritos pueden cambiar radicalmente tu vida. Implícate al máximo en todo el proceso de cambio, y que el entusiasmo y la motivación sean tu motor.

Dominar tu tiempo, te permitirá dominar tu vida

Chelo Pastoriza
Coach y Economista experta en desarrollo personal y de equipos

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